DESCRIPTIVO DE PUESTO – FACTURACIÓN, CRÉDITO Y COBRANZA
Conforme al formato e instructivo proporcionados.
Puesto: Facturación, Crédito y Cobranza
Departamento / Área: Administración / Finanzas
Tipo de personal: Confianza
Supervisa a: No aplica
Categoría: Administrativa
Fiscaliza: No
Audita: No
Supervisa: No
Vigila: Sí
1. GENERALIDADES
Nivel jerárquico: Operativo / Administrativo
Puesto del superior jerárquico: Gerencia Administrativa / Gerencia de Contabilidad y Finanzas
Puestos Subalterno: No aplica
Tipo de responsabilidad: Administrativa
1. OBJETIVO GENERAL
Asegurar la correcta facturación de las operaciones de venta, el control del crédito otorgado a clientes y la recuperación oportuna de la cartera, garantizando trazabilidad documental, flujo de efectivo y cumplimiento de políticas internas en sistema.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PUESTO
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Emitir y controlar en tiempo y forma la facturación y documentación comercial derivada de las ventas realizadas.
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Dar seguimiento al crédito de clientes, validando saldos, vencimientos y condiciones autorizadas para reducir el riesgo de incobrabilidad.
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Recuperar oportunamente la cartera mediante seguimiento sistemático a cobranza, conciliación de pagos y aplicación correcta en sistema.
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Mantener información confiable y actualizada en Odoo sobre facturas, pagos, saldos y evidencia documental de cada operación.
3. RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS
Responsabilidad 1
Garantizar la emisión correcta y oportuna de facturas, notas de crédito y demás documentos comerciales derivados de las ventas, conforme a las condiciones autorizadas y requisitos fiscales aplicables.
Actividades:
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Validar que la información comercial y fiscal del cliente esté completa antes de emitir la factura.
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Revisar que pedido, remisión, entrega y condiciones comerciales coincidan con lo facturado.
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Emitir facturas, complementos de pago y notas de crédito autorizadas en tiempo y forma.
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Confirmar que los documentos generados queden correctamente registrados en Odoo.
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Dar seguimiento a correcciones, cancelaciones o refacturaciones cuando proceda.
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Resguardar evidencia documental y digital de cada operación facturada.
Responsabilidad 2
Administrar el control de crédito de clientes mediante el análisis, investigación y monitoreo de límites, plazos y antigüedad de saldos, asegurando que las ventas a crédito se mantengan dentro de las condiciones autorizadas y minimizando el riesgo de incobrabilidad.
Actividades:
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Integrar y validar expedientes de clientes con información fiscal, comercial y financiera requerida.
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Realizar investigación de clientes para evaluación de crédito (referencias comerciales, comportamiento de pago, historial, capacidad financiera).
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Analizar información para proponer autorización, rechazo o modificación de líneas de crédito.
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Revisar saldos vigentes, vencidos y comportamiento de pago por cliente.
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Verificar que las condiciones de crédito aplicadas correspondan a las autorizadas por la empresa.
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Informar oportunamente a las áreas involucradas sobre clientes con bloqueo, sobrelímite o atraso.
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Preparar información de soporte para autorización o actualización de líneas de crédito.
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Mantener controles de cartera por antigüedad y riesgo de recuperación.
- llevar control de producto que se tiene en consigna
Responsabilidad 3
Ejecutar el proceso de cobranza y aplicación de pagos, asegurando recuperación oportuna de cartera y conciliación correcta entre depósitos, facturas y saldos de clientes.
Actividades:
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Dar seguimiento diario o semanal a clientes con saldo pendiente según vencimiento.
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Contactar a clientes para solicitar pago, confirmar fechas compromiso y documentar acuerdos.
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Identificar depósitos recibidos y conciliarlos contra facturas pendientes.
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Aplicar pagos en sistema con referencia correcta y soporte correspondiente.
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Dar seguimiento a diferencias, pagos no identificados, descuentos no autorizados o saldos en disputa.
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Escalar oportunamente a la jefatura los casos críticos de atraso o riesgo de incobrabilidad.
Responsabilidad 4
Mantener actualizado y confiable el control documental y la información de facturación, crédito y cobranza en sistema, para facilitar análisis financiero, atención a auditorías y toma de decisiones.
Actividades:
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Registrar en Odoo facturas, pagos, notas de crédito y comentarios de cobranza.
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Integrar expedientes digitales y físicos de clientes y operaciones de cobranza.
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Elaborar reportes de cartera vencida, cobranza del periodo y saldos por cliente.
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Verificar congruencia entre estados de cuenta, sistema y soportes documentales.
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Atender solicitudes internas de información relacionadas con facturación y cobranza.
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Mantener orden y disponibilidad de evidencias para revisiones internas o externas.
Responsabilidad 5
Apoyar el control administrativo del ingreso por ventas mediante la coordinación con ventas, embarques, contabilidad y tesorería para resolver incidencias que afecten la facturación o recuperación del cobro.
Actividades:
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Coordinar con ventas la corrección de datos comerciales o fiscales requeridos para facturar.
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Validar con embarques o almacén la evidencia de entrega cuando existan aclaraciones del cliente.
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Compartir con contabilidad y tesorería la información necesaria para conciliaciones y cierre.
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Dar seguimiento a diferencias por devoluciones, bonificaciones o notas de crédito autorizadas.
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Informar incidencias recurrentes que afecten la cobranza o retrasen la facturación.
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Participar en la mejora de controles administrativos del proceso comercial-financiero.
Responsabilidad 6 (NUEVA – SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD)
Administrar y asegurar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en los procesos de facturación, crédito y cobranza, garantizando control documental, estandarización y cumplimiento de auditorías internas y externas.
Actividades:
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Mantener actualizados los procedimientos, formatos e instructivos del área de facturación, crédito y cobranza.
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Asegurar que las actividades del área se ejecuten conforme a los procesos definidos en el SGC.
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Controlar y resguardar la documentación generada en el proceso conforme a los lineamientos de calidad.
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Dar seguimiento a hallazgos de auditorías internas y externas relacionados al área.
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Implementar acciones correctivas y preventivas derivadas de desviaciones detectadas.
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Generar evidencias de cumplimiento para auditorías (trazabilidad de facturación, crédito y cobranza).
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Asegurar la correcta integración documental para cumplimiento fiscal y de calidad.
4. ALCANCES U/O AUTORIDAD
| Tipo de autoridad | Alcance / nivel | Observaciones |
| Documental | Validar y gestionar documentación soporte para facturación y cobranza | No autoriza operaciones fuera de política |
| Sistemas (Odoo) | Registrar, actualizar y dar seguimiento a facturas, pagos, saldos y notas de crédito | Conforme a permisos asignados |
| Crédito | Dar seguimiento y alertar sobre límites, vencimientos y desviaciones | No autoriza líneas de crédito por sí solo |
| Cobranza | Contactar clientes y gestionar compromisos de pago | Escala casos críticos a su jefe inmediato |
| Información | Emitir reportes de cartera, antigüedad de saldos y estatus de cobranza | Con base en información validada |
| Control administrativo | Solicitar correcciones documentales a áreas relacionadas | Sin autoridad para aprobar excepciones comerciales o fiscales |
Relacion con otros puestos
| Puesto o área | Tipo de relación | Motivo / interacción principal |
| Ventas | Funcional | Validación de pedidos, datos de cliente, condiciones comerciales e incidencias de facturación |
| Embarques / Almacén | Soporte | Confirmación de entregas, remisiones y evidencias para facturación o aclaraciones |
| Contabilidad | Funcional | Conciliación contable de facturas, pagos, saldos y notas de crédito |
| Tesorería | Funcional | Confirmación de depósitos, referencias bancarias y aplicación de pagos |
| Gerencia Administrativa / Finanzas | Jerárquica | Seguimiento a cartera, riesgos de crédito, reportes e incidencias relevantes |
| Servicio al Cliente | Transversal | Atención de aclaraciones, devoluciones, reclamaciones o documentación solicitada por clientes |
5. INDICADORES DE DESEMPEÑO
| KPI | Responsabilidad asociada | Qué mide | Meta | KPI general apalancado |
| % de facturas emitidas en tiempo | R1 | Facturas emitidas dentro del tiempo establecido posterior a entrega/liberación documental | ≥ 98% | Cumplimiento de facturación |
| % de cartera vencida | R2 / R3 | Proporción de saldo vencido respecto a cartera total | ≤ 15% | Salud financiera / flujo de efectivo |
| % de cobranza recuperada en fecha compromiso | R3 | Efectividad en recuperación conforme al compromiso de pago | ≥ 95% | Recuperación de cartera |
| % de pagos aplicados correctamente en sistema | R3 / R4 | Exactitud en la aplicación de pagos sin diferencias posteriores | ≥ 99% | Confiabilidad de información financiera |
| % de expedientes/documentos completos por cliente | R2 / R4 | Integridad documental para facturación, crédito y cobranza | ≥ 95% | Control documental |
| % de incidencias de facturación resueltas en plazo | R1 / R5 | Atención oportuna de errores, refacturaciones y aclaraciones | ≥ 95% | Servicio al cliente / eficiencia administrativa |
6. COMPENTENCIAS Y REQUISITOS
Requisitos Técnicos
Generales:
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Manejo de facturación electrónica y control documental.
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Administración de cartera, crédito y cobranza.
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Conciliación de pagos y estados de cuenta.
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Manejo de Excel y sistemas ERP.
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Redacción y seguimiento administrativo con clientes.
Educación:
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Bachillerato técnico, TSU o licenciatura trunca/concluida en Administración, Contabilidad, Finanzas o afín.
Experiencia:
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Mínimo 2 años en facturación, cuentas por cobrar, crédito y cobranza o funciones similares.
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Experiencia en control de expedientes, conciliaciones y seguimiento a clientes.
Edad sugerida: Indistinta
Sexo sugerida: Indistinto
Otro: Orden administrativo, confidencialidad, trato profesional con clientes y enfoque a resultados.
Herramientas y máquinas
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Computadora / laptop
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ERP Odoo
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Excel y paquetería Office
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Correo electrónico
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Teléfono
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Impresora / escáner
Conocimientos especificos en:
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Facturación CFDI y complementos de pago
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Notas de crédito y refacturación
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Control de cartera vencida
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Conciliación de depósitos y estados de cuenta
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Administración documental
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Odoo módulo de ventas, facturación y cobranza
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Excel intermedio
Actividades en ODOO
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Alta y actualización de datos fiscales/comerciales del cliente
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Registro y emisión de facturas
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Registro de notas de crédito autorizadas
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Aplicación de pagos y conciliación de saldos
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Seguimiento a cartera por vencimiento
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Consulta y actualización de estados de cuenta
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Generación de reportes de cobranza y cartera
COMPETENCIAS LABORALES
| Competencia | Nivel requerido |
| Organización y control administrativo | 3 |
| Seguimiento y recuperación de cartera | 3 |
| Atención y servicio al cliente | 3 |
| Análisis numérico y conciliación | 3 |
| Apego a políticas y precisión documental | 3 |
| Comunicación efectiva interáreas | 2 |
| Manejo de ERP / Odoo | 2 |
| Confidencialidad y manejo de información | 3 |
7. capacitaciones requeridas
| Capacitacion | Funciones y competencias que cubre | Ingreso / Continua | Responsabilidades asociadas |
| Inducción al proceso comercial y administrativo de Metalcast | Entendimiento del flujo pedido-entrega-facturación-cobranza | Ingreso | R1, R5 |
| Uso de Odoo para facturación y cuentas por cobrar | Registro correcto en sistema, consulta de saldos y aplicación de pagos | Ingreso | R1, R3, R4 |
| Facturación electrónica CFDI y complementos de pago | Emisión correcta de documentos fiscales | Ingreso / Continua | R1 |
| Crédito y cobranza administrativa | Seguimiento a cartera, antigüedad de saldos y negociación de cobro | Ingreso / Continua | R2, R3 |
| Control documental y evidencias administrativas | Integración de expedientes y trazabilidad documental | Continua | R4 |
| Excel aplicado a cartera y reportes | Análisis de saldos, tablas de seguimiento y reportes | Continua | R2, R4 |
| Servicio al cliente y manejo de aclaraciones | Atención profesional de incidencias y seguimiento con clientes | Continua | R3, R5 |
8. Condiciones de trabajo y recursos
Horario: Lunes a viernes / sábado según operación administrativa
Lugar de trabajo: Oficina administrativa
Riesgos laborables:
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Fatiga visual por uso prolongado de computadora
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Riesgo ergonómico por trabajo de escritorio
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Estrés por seguimiento de cartera y cierres administrativos
EPP requerido:
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No aplica de forma permanente en oficina
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Cuando ingrese a planta: calzado de seguridad, lentes y EPP requerido por el área visitada
Disponibilidad de rolar turnos: No
Disponibilidad de Viajar: No, salvo requerimiento extraordinario
Licencia de Manejo: No indispensable
Pasaporte: No aplica
Visa: No aplica
Otro idioma: No indispensable
Recursos requeridos:
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Computadora / tablet: Sí
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Teléfono inteligente: Sí
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Impresoras / escanners: Sí
NOTA DE CONFORMIDAD
Expreso bajo mi libre voluntad, que estoy de acuerdo con el contenido de mi PERFIL DE PUESTO y que he recibido la explicación y capacitación de cada punto que integra el manual, por lo que firmo de conformidad el presente.
Nombre y firma del Colaborador: _______________________________
Fecha de ingreso: _______________________________
CONTROL DEL DOCUMENTO
Código: F-TH-001
Revisión: Rev.04
Fecha de revisión: 05/02/2025
Próxima revisión: Anual o cuando cambien procesos, responsabilidades o estructura organizacional.